Personvernerklæring


Behandlingsansvarlig

Denne personvernerklæringen forklarer hvordan vi samler inn og bruker (behandler) personopplysninger i virksomheten vår. Digitalkollektivet AS, ved daglig leder, er behandlingsansvarlig for behandlingen.  

NB! Det er ikke lov til å kopiere noe tekst fra denne personvernerklæringen, jfr. lov om opphavsrett.

 

Vår kontaktinformasjon er:

Digitalkollektivet AS

Forretningsadresse: Blåmeisveien 18, 1529 Moss, Norge

Org.nr.: 930 072 811 

E-postadresse: [email protected]

 

Vi tar personvernet ditt p√• alvor og vi har tatt flere grep for √• sikre at vi gir deg tydelig informasjon om hvordan vi behandler dataene dine, og hvilke rettigheter du har. Hvis du f√łler at noe er uklart eller mangler, m√• du ikke n√łle med √• kontakte oss.

 

Rettighetene dine

Ta kontakt med oss hvis du har sp√łrsm√•l om eller vil benytte deg av en av dine rettigheter. Du har krav p√• svar senest innen 30 dager. Les mer p√•¬†Datatilsynets sider.

‚óŹ Innsyn i og retting av egne opplysninger: Du kan be om en kopi av alle opplysninger vi behandler om deg, og be oss om √• rette opplysninger som ikke er riktige.¬†

‚óŹ Sletting eller begrensning: I noen situasjoner kan du be oss om √• slette og/eller begrense behandlingen av opplysninger om deg selv, men vi kan ikke slette data vi er p√•lagt √• behandle.

‚óŹ Protestere mot en behandling: Dersom vi behandler opplysninger om deg p√• bakgrunn av berettiget interesse, har du rett til √• protestere p√• det.¬†

‚óŹ Dataportabilitet: Dersom vi behandler opplysninger om deg med grunnlag i samtykke eller en kontrakt, kan du be oss om √• overf√łre opplysninger om deg til deg eller til annen behandlingsansvarlig.¬†

‚óŹ Du har ogs√• rett til √• trekke samtykket ditt tilbake n√•r som helst.

‚óŹ Hvis du ikke er forn√łyd med behandlingen av dataene dine kan du klage til Datatilsynet, men vi h√•per at du vil si i fra direkte til oss f√łrst s√• vi kan pr√łve √• l√łse saken for deg p√• en god m√•te.

 

Hvem vi behandler personopplysninger om

Vi behandler personopplysninger om:

‚óŹ Kunder¬†

‚óŹ Potensielle kunder

‚óŹ Kontaktpersoner hos leverand√łrer og samarbeidspartnere

‚óŹ Bes√łkende p√• nettsiden

 

Hvordan vi samler inn personopplysninger

Det er frivillig √• oppgi personopplysninger til oss, men for √• kunne gjennomf√łre en handel trenger vi imidlertid en rekke opplysninger fra deg. Vi verken leier, kj√łper eller selger personopplysninger fra/til andre. Vi bruker ikke automatiserte avgj√łrelser eller profilering i behandlingen av personopplysningene dine, og vi behandler ikke s√¶rlige kategorier personopplysninger utover det som gjelder i et vanlig ansettelsesforhold.

 

Vi behandler personopplysninger når du:

‚óŹ kj√łper v√•re produkter/tjenester

‚óŹ kontakter oss via telefon, SMS, nettsiden v√•r, e-post eller sosiale medier

‚óŹ melder deg p√• nyhetsbrev

‚óŹ melder deg p√• arrangementer i v√•r regi

‚óŹ svarer p√• en sp√łrreunders√łkelse¬†

‚óŹ bruker nettsiden v√•r

 

Formål, rettslig grunnlag og lagring

Etter personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 behandler vi personopplysninger på bakgrunn av:

a) Ditt samtykke 

b) En avtale vi har inngått 

c) En rettslig forpliktelse vi har 

f) En berettiget interesse vi mener at vi har

Som hovedregel skal ikke personopplysninger behandles og oppbevares lenger enn n√łdvendig for √• oppfylle form√•let med behandlingen. For √• overholde dette har vi √•rlige GDPR-revisjoner der vi formelt vurderer og g√•r gjennom personvernarbeidet v√•rt. Hensikten er √• endre, oppdatere og om n√łdvendig slette personopplysninger.¬†

 

Vi beholder data s√• lenge vi er p√•lagt til det etter gjeldende juridiske forpliktelser, for eksempel relatert til regnskaps, skatte- eller ansettelseslovgivning, og/eller andre relevante regler og forskrifter. Du kan n√•r som helst kontakte oss hvis du √łnsker at vi skal slutte √• behandle eller slette personopplysningene dine, men merk at vi ikke kan slette personopplysninger vi er rettslig forpliktet til √• behandle.

 

Vi har rutiner for å sikre at personopplysninger blir slettet fra alle relevante systemer når vi ikke lenger har et formål og/eller et rettslig grunnlag for å fortsette å behandle dem.

 

Slik behandler vi personopplysninger


Her beskriver vi i detalj når og hvordan vi behandler personopplysningene dine, til hvilke formål, på hvilket rettslig grunnlag og hvor lenge.

Vi behandler personopplysninger når:


Du kommuniserer med oss

N√•r du gir oss visittkortet ditt eller henvender deg til oss via nettsiden (kontaktskjema, kommentarfelt, chat eller lignende), p√• e-post, via telefon (anrop, tekstmelding) eller sosiale medier, behandler vi personopplysninger. Avhengig av hvor og hvordan du sender oss melding, kan dette v√¶re navn, kontaktinformasjon, IP-adresse og √łvrige opplysninger du velger √• sende til oss. Vi bruker et CRM- (Customer Relationship Management) og/eller et kundest√łttesystem for √• behandle personopplysninger om potensielle og eksisterende kunder.

Form√•let er √• kunne svare p√• henvendelser fra deg, for historikk, og for √• ha dokumentasjon i tilfelle vi mottar reklamasjoner, klager eller rettslige krav. Det rettslige grunnlaget er f), der de berettigede interessene er √• kunne svare p√• henvendelser fra deg, for historikk, og for √• ha dokumentasjon i tilfelle vi mottar reklamasjoner, klager eller rettslige krav. Vi g√•r gjennom, arkiverer og sletter henvendelser etter behov, men ikke sjeldnere enn hvert 2 √•r. Regnskapsmateriale oppbevares inntil fem √•r, etter reglene i bokf√łringsloven.

 

Du kj√łper v√•re produkter og tjenester

N√•r du kj√łper produkter og tjenester fra oss behandler vi personopplysninger som navn, kontaktinformasjon, bestillings- og betalingsinformasjon og kj√łpshistorikk.¬†

Form√•let er √• kunne levere produkter og tjenester til deg etter bestilling/kj√łp, for ha en historikk over solgte produkter og tjenester og ellers √• administrere og f√łlge opp kundeforholdet med deg. Det rettslige grunnlaget er b) avtale og c) rettslig forpliktelse etter bl.a. bokf√łrings- og skatteloven. Regnskapsmateriale oppbevares inntil fem √•r, etter reglene i bokf√łringsloven.

 

Markedsf√łring i eksisterende kundeforhold

N√•r du blir kunde hos oss behandler vi personopplysninger som nevnt over. Dersom du har et eksisterende kundeforhold hos oss vil vi kunne sende deg markedsf√łring p√• e-post og SMS, i tr√•d med markedsf√łringsloven ¬ß 15.¬†

 

Form√•let er √• kunne yte god kundeservice. Det rettslige grunnlaget er f), der de berettigede interessene er √• kunne tilby deg relevante produkter og tjenester. Det rettslige grunnlaget kan ogs√• v√¶re a), der du har gitt oss ditt samtykke. Du kan n√•r som helst melde deg av markedsf√łring p√• e-post og SMS. Informasjon om hvordan du melder deg av angis i alle e-poster og SMS-er vi sender som er knyttet til markedsf√łring. Opplysningene oppbevares s√• lenge kundeforholdet eksisterer, til du melder deg av eller inntil du eventuelt protesterer mot behandlingen.

 

Du melder deg på nyhetsbrev

Vi sender ut nyhetsbrev på e-post med informasjon om nye artikler, blogginnlegg, rabatter, tilbud, gratis maler, sjekklister og lignende. Nyhetsbrevene inneholder av og til informasjon om våre produkter og tjenester. Når du abonnerer på nyhetsbrev behandler vi personopplysninger som navn, kontaktinformasjon og IP-adresse. 

Form√•let er √• kunne informere om relevante nyheter og tilbud, samt √• yte god kundeservice til potensielle og eksisterende kunder. Det rettslige grunnlaget er a) samtykke. Det er frivillig √• abonnere p√• nyhetsbrevene og du kan n√•r som helst trekke samtykket ditt tilbake (melde deg av) ved √• klikke p√• ¬ęavmeld¬Ľ nederst i en av e-postene. Personopplysningene dine slettes s√• innen 1 √•r.¬†

Leverand√łren vi bruker til √• sende ut nyhetsbrev har integrert analyse som viser at abonnenter √•pner og eventuelt klikker p√• lenker i nyhetsbrevene. Denne funksjonaliteten er integrert i systemet og kan ikke deaktiveres. Hvis du ikke vil at dataene dine skal analyseres p√• denne m√•ten, b√łr du ikke bli abonnent. Dataene bruker vi til √• analysere resultatene av nyhetsbrevene og for √• skreddersy innholdet til v√•re abonnenter. Det rettslige grunnlaget er f), der den berettigede interessen er √• kontinuerlig forbedre v√•re produkter og tjenester.

Du melder deg på et arrangement (fysisk eller digitalt)

N√•r du deltar p√• gratis arrangementer hos oss behandler vi personopplysninger som navn og kontaktinformasjon. For betalingsarrangementer samler vi i tillegg inn bestillings- og betalingsinformasjon. Form√•let er √• kunne tilby relevante kurs, foredrag og workshops eller √• oppfylle avtale om bestilt arrangement. Det rettslige grunnlaget er a) samtykke eller b) avtale og c) rettslig forpliktelse etter bl.a. bokf√łrings- og skatteloven. Vi kan ogs√• bruke personopplysningene dine til √• sende deg en foresp√łrsel om evaluering av arrangementet du deltok p√•, og ev. invitere deg til andre lignende arrangementer. Det rettslige grunnlaget er f), der den berettigede interessen er √• kontinuerlig forbedre v√•re produkter og tjenester, og tilby deg god kundeoppf√łlging.

Opplysningene oppbevares inntil du ber om at de blir slettet, eller, ved avtale, inntil fem √•r etter reglene i bokf√łringsloven.
 

Du svarer p√• en sp√łrreunders√łkelse

Vi informerer alltid om form√•let med sp√łrreunders√łkelser vi gjennomf√łrer, og om de er anonyme eller ikke. Vi deler ikke informasjonen med andre, eller bruker den til andre form√•l enn det vi har oppgitt. Ved anonyme unders√łkelser samler vi ikke inn personopplysninger. Det rettslige grunnlaget for unders√łkelser som ikke er anonyme er a) samtykke. Opplysningene oppbevares inntil du ber om at de blir slettet eller at de ikke lengre er er relevante.

 

Du er en leverand√łr eller samarbeider med oss

N√•r du inng√•r en avtale med oss enten som leverand√łr, samarbeidspartner eller databehandler, behandler vi personopplysninger som navn, kontaktinformasjon og korrespondanse. Form√•let er √• kunne inng√• en avtale med deg og det rettslige grunnlaget er b) avtale. Opplysningene oppbevares inntil fem √•r etter reglene i bokf√łringsloven. Vi behandler personopplysninger knyttet til generell korrespondanse og kommunikasjon som beskrevet over.

 

Du bruker nettsiden vår

N√•r du bruker nettsiden v√•r, behandler vi personopplysninger i tr√•d med v√•r cookieerkl√¶ring. [SETT INN LENKE] Form√•let er administrere nettsiden v√•r, promotere bedriften og svare p√• henvendelser fra bes√łkende. Det rettslige grunnlaget for cookies som lagrer eller behandler opplysninger som faller inn under ekomloven ¬ß 2-7b, er samtykke gjennom en forh√•ndsinnstilling i nettleseren din, i tr√•d med Nkoms anbefalinger som beskrevet¬†her (november 2020).

 

Hvem vi deler personopplysninger med

For √• kunne drive virksomheten v√•r effektivt og sikkert, er vi noen ganger n√łdt til √• dele personopplysningene dine med parter som:

‚óŹ Databehandlere: leverand√łrer av ulike tjenester som behandler personopplysningene dine p√• v√•re vegne*

‚óŹ Profesjonelle r√•dgivere fra bransjer som advokat, finans, regnskap, revisjon og forsikring

‚óŹ Brukerst√łtte for IT- og administrasjonssystemer

‚óŹ Offentlige myndigheter vi er pliktig √• rapportere til

Vi krever at alle vi deler personopplysningene dine med sikrer dataene dine i henhold til god informasjonssikkerhet og etter kravene i personvernforordningen. Vi inngår databehandleravtale med alle som behandler data på våre vegne, og taushetserklæringer etter behov.

Vi bruker databehandlere for:

  • E-post, kalender og digitale m√łter
  • Bokf√łring, regnskap og fakturering
  • Skylagring
  • Nyhetsbrev
  • Elektronisk signering
  • Sp√łrreunders√łkelser

På grunn av sikkerhet har vi ikke spesifisert disse ved navn, men ta gjerne kontakt med oss hvis du vil vite mer.

 

Overf√łring av personopplysninger utenfor EU/E√ėS

I noen tilfeller overf√łres personopplysningene dine utenfor EU/E√ėS, for eksempel der vi bruker leverand√łrer utenfor EU/E√ėS til √• h√•ndtere utsendelse av nyhetsbrev, til √• behandle kundeopplysninger, for √• tilgjengeliggj√łre produkter og tjenester p√• nettsiden v√•r, for √• muliggj√łre betaling, for sikkerhet p√• nettsiden v√•r og ellers for √• kunne drive virksomheten v√•r p√• en trygg og effektiv m√•te. Overf√łring av personopplysninger til utenfor EU/E√ėS er kun tillatt til land EU-kommisjonen har godkjent, eller under n√łdvendige garantier etter personvernforordningen. Dette kan for eksempel v√¶re EUs standardkontrakter.¬†

P√• grunn av sikkerhet har vi ikke spesifisert disse ved navn. Ta gjerne kontakt hvis du vil vite mer om hvilke slike databehandlere vi bruker, hva slags n√łdvendige garantier som gjelder for slik overf√łring og hvilke ekstra sikkerhetstiltak vi har implementert.

 

Sikkerhet

Vi tar informasjonssikkerhet p√• alvor, og vi vil alltid gj√łre v√•rt ytterste for √• ivareta personopplysningene dine p√• best mulig m√•te. Blant annet bruker vi sterke passord, kryptering av data, tilgangskontroll, sikkerhetskopiering og tofaktorautentisering for √• sikre dataene v√•re og hindre at uvedkommende f√•r tilgang til √• se, endre, slette eller p√• noen m√•ter p√•virke dataene vi oppbevarer, inkludert personopplysningene dine.

Vi bruker kun anerkjente leverand√łrer av IT- og administrasjonstjenester som webhotell, sikkerhet p√• nettsiden og PC, virusprogram, e-postleverand√łr, sikkerhetskopiering, og mer. Vi tillater kun andre √• f√• innsyn i og/eller behandle personopplysningene dine i henhold til v√•re instruksjoner, og kun der det er strengt n√łdvendig (f.eks. ved IT-support).

Vi har etablert rutiner for h√•ndtering av brudd p√• datasikkerhet, og vi vil, ved avvik, sende avviksmelding til Datatilsynet innen 72 timer etter oppdaget brudd. Dersom bruddet medf√łrer h√ły personvernrisiko, vil vi ogs√• varsle ber√łrte registrerte.¬†

Denne personvernerklæringen ble sist oppdatert: 1. november 2023

Endringslogg:

Vi har tilpasset personvernerkl√¶ringen v√•r med en mal fra¬†Bedre Bedrift AS, men de er ikke juridisk ansvarlig for innholdet. Hvis du har behov for hjelp til √• utarbeide personvernerkl√¶ringer b√łr du¬†starte her.

 

NB! Det er ikke lov til å kopiere noe tekst fra denne personvernerklæringen, jfr. lov om opphavsrett.